Política de Privacidad del encargado
EN SU CONDICIÓN DE ENCARGADO
Soporte Lógico SAS., (en adelante, “Soporte Lógico”, o “el Encargado”) es respetuosa de los datos personales e información de los titulares de las bases de datos de sus clientes actuales, pasados y potenciales, aliados comerciales para que la compañía realice su tratamiento en su nombre (en adelante, “Encargado”).
Soporte Lógico SAS., es el encargado de las bases de datos que le suministran sus clientes y aliados comerciales y cualquier otro actor que pueda tener la condición de Responsable, quienes con el fin acceder a sus servicios o por cualquier otra causa, entregan sus bases datos para prestación del servicio, administración y cuidado. El presente anexo, informa a los Titulares como su información será tratada por Soporte Lógico, cuando este ostenta la calidad de Encargado, siguiendo los lineamientos generales de su Política de Tratamiento de Datos Personales.
1. OBLIGACIONES DE SOPORTE LÓGICO COMO ENCARGADO DEL TRATAMIENTO
I. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
II. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
III. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos.
IV. Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
V. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares.
VI. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares.
VII. Registrar en la base de datos la leyenda "reclamo en trámite" en la forma en que se establece en la Ley.
VIII. Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
IX. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
X. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
XI. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
XII. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
2. DATOS PERSONALES SUMINISTRADOS Y FORMA DE OBTENCIÓN.
Soporte Lógico podrá pedir expresamente a los Titulares o recolectar de su comportamiento los datos que sean necesarios para cumplir las finalidades de la Base de Datos de los Responsables, si tal labor le ha sido asignada, en su condición de Encargado.
Los datos podrán ser suministrados explícitamente por los Titulares, o recolectados al inicio y/o durante la relación laboral, civil o comercial entre los Titulares, los Responsables y Soporte Lógico.
La forma obtención de los datos será igual a la establecida en su Política de Protección de datos, y la que le suministren los responsables y los mismos titulares directamente.
Soporte Lógico solo recopilará y/o tratará datos considerados como Datos Sensibles en los casos permitidos por la ley y cuando le haya sido dada dicha instrucción por parte del Responsable. Para tales eventos, se informa a los Titulares que no están obligados a suministrar los referidos datos o a autorizar su tratamiento. Una vez suministrados dichos datos y otorgado el correspondiente consentimiento, los datos serán recopilados y tratados únicamente para las finalidades descritas en las Políticas de Protección de Datos Personales de los Responsables y en los términos de la autorización expresa que sea conferida.
3. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES EN CONDICIÓN DE ENCARGADO.
El tratamiento y finalidad de las bases de datos que Soporte Lógico realiza en nombre de los Responsables será el establecido en sus Políticas de Protección de datos personales, en el Contrato, y el siguiente:
I. El cumplimiento del objeto social de Soporte Lógico y del Responsable.
II. El desarrollo, ejecución y cumplimiento de la relación contractual que el titular tenga con el Responsable de la base de datos que ha sido entregada en encargo a Soporte Lógico para su tratamiento. .
III. Ejecutar servicios de soporte técnico, mantenimiento y administración de sistemas o plataformas informáticas bajo las instrucciones del Responsable..
IV. Realizar procesos de almacenamiento, respaldo, migración o disposición de información digital, incluyendo datos personales, siempre conforme a las instrucciones contractuales.
V. Brindar servicios de desarrollo, integración o soporte de software que implique el acceso a bases de datos personales controladas por el Responsable.
VI. Apoyar en la gestión de incidencias o incidentes de seguridad de la información que puedan involucrar datos personales.
VII. Registrar en la base de datos la leyenda "reclamo en trámite" en la forma en que se establece en la Ley.
VIII. Garantizar la custodia y conservación segura de la información procesada durante la vigencia de los contratos o convenios suscritos.
IX. El cumplimiento de deberes legales, contables, comerciales y regulatorios.
X. La realización de análisis estadísticos, comerciales, estratégicos, financieros, sociales y técnicos.
XI. La comunicación con los titulares para efectos contractuales, informativos y comerciales.
XII. Comprobación y verificación de la identidad y antecedentes penales, disciplinarios financieros y crediticios de los titulares.
4. AUTORIZACIÓN PARA RECOLECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Y OTRA INFORMACIÓN.
SOPORTE LÓGICO solo realizará el tratamiento de datos personales de los titulares que hayan conferido su autorización al Responsable. De manera que es el Responsable el que recopila tu Autorización para que SOPORTE LÓGICO trate tus Datos Personales.
No obstante, si el Responsable encarga la tarea de recolectar la Autorización de Datos personales, de los Titulares, mediante el suministro de alguno de los datos personales de la autorización expresa verbal o por escrito, autorizan expresa e inequívocamente a SOPORTE LÓGICO para recolectar datos personales y cualquier otra información que se suministre, así como para realizar el tratamiento sobre sus datos personales, de conformidad con esta Política de Tratamiento y la ley.
En cualquier caso, SOPORTE LÓGICO, almacenará debidamente las Autorizaciones que le hayan sido conferidas, y las suministrará al Responsable.
SOPORTE LÓGICO sólo usará, procesará y circulará los Datos Personales y otra información de los Titulares para las Finalidades descritas y para los Tratamientos autorizados en la Política de Tratamiento de los Responsables y para las labores que fue encargada por parte del Responsable y en las leyes vigentes.
5. ALMACENAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
Soporte Lógico almacenará los datos personales de los titulares de la forma y con las medidas de seguridad que considere más conveniente y adecuada y de conformidad con el Manual Interno de Procedimientos en Materia de Protección de Datos Personales — MAC-TEC-01, las políticas internas aplicables y las instrucciones impartidas por el Responsable del Tratamiento. Las medidas de seguridad con las que cuenta Soporte Lógico buscan proteger los datos de los Titulares en aras de impedir su adulteración, pérdida, usos y accesos no autorizados.
Para ello, Soporte Lógico de forma diligente implementa medidas de protección humanas, administrativas y técnicas que razonablemente están a su alcance, y acordes al uso y tratamiento que se hace de su información personal.
Adicionalmente, Soporte Lógico instruirá a todas aquellas personas que eventualmente tengan acceso a los Datos Personales sobre la forma de manipulación, utilización, manejo de medidas de seguridad y demás, para que dicha información permanezca con el debido manejo y protegida. El uso de los Datos Personales se realizará observando los principios de la ética y buenas prácticas en materia de protección de Datos Personales. Para ello, Soporte Lógico manifiesta expresamente que emplea todos los medios a su alcance para impedir esa utilización irregular o no autorizada de la información confidencial.
6. ELIMINACIÓN Y/O SUPRESIÓN DE DATOS PERSONALES
Soporte Lógico en virtud de los principios de finalidad, necesidad, proporcionalidad, y temporalidad, realizará el tratamiento de datos personales de los titulares conforme a las instrucciones impartidas por el Responsable. En caso de que cese la relación entre Soporte Lógico y el Responsable, y de haber sido acordado en este sentido, Soporte Lógico procederá a realizar la eliminación de las bases de datos que le fueron entregadas para su cuidado y encargo. Tal acto le será notificado al Responsable, y de ser el caso, a los titulares.
Soporte Lógico elevará las actas y registros que correspondan, respecto de los procesos de supresión y/o eliminación de los datos personales de los titulares, para los efectos de trazabilidad.
7. PERÍODO DE VIGENCIA DE LA BASE DE DATOS.
Los datos personales incorporados en la Base de Datos estarán vigentes durante el plazo necesario para cumplir sus finalidades y para permitirle a Soporte Lógico el cumplimiento de sus obligaciones como Encargado.
8. ACTUALIZACIÓN DE LAS BASES DE DATOS DE LOS RESPONSABLES.
Soporte Lógico actualizará la información reportada por el Responsable del tratamiento de datos personales dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo. En tal sentido, informará de la actualización al Responsable una vez haya sido efectuada y, de ser el caso, también lo informará al Titular.
9. TRANSMISIONES O TRANSFERENCIAS NACIONALES O INTERNACIONALES DE DATOS PERSONALES
Soporte Lógico podrá transmitir datos a uno o varios Encargados ubicados dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, cuando dicha transmisión haya sido autorizada por el Responsable y el Titular de la información, esté permitida por la ley o requerida por un mandato administrativo o judicial. Para todos los efectos se entiende que con la aceptación de esta política los Titulares y el Responsable consienten que Soporte Lógico transmita nacional o internacionalmente los datos a sus proveedores de servicios computacionales en la nube, frente a los cuales Soporte Lógico certifica que se encuentran ubicados en una jurisdicción con un nivel adecuado de protección.
10. USO RESPONSABLE DE INTELIGENCIA ARTIFICIAL (IA)
En desarrollo de nuestras funciones como Encargado del Tratamiento, Soporte Lógico podrá utilizar herramientas tecnológicas que incorporan funcionalidades de inteligencia artificial (IA) como apoyo a la prestación de nuestros servicios.
El uso de estas herramientas se realiza estrictamente bajo las instrucciones del Responsable del Tratamiento y conforme a las finalidades autorizadas. En ningún caso utilizamos los datos personales para fines propios ni para el entrenamiento de modelos de IA sin autorización previa.
Adoptamos un enfoque de uso responsable de la IA, lo que implica que:
- Aplicamos principios de ética algorítmica, tales como transparencia, responsabilidad, seguridad y minimización de datos.
- Implementamos controles para prevenir sesgos indebidos o tratamientos que puedan afectar los derechos de los titulares.
- Garantizamos que siempre existe supervisión e intervención humana en los procesos en los que se utilicen estas herramientas, especialmente cuando puedan tener impacto en los titulares.
Asimismo:
- Evaluamos a nuestros proveedores tecnológicos, incluyendo aquellos que incorporan IA, verificando que cumplan estándares adecuados de protección de datos personales.
- Limitamos el acceso y tratamiento de la información al mínimo necesario.
- Mantenemos estrictas obligaciones de confidencialidad y seguridad de la información.
El uso de herramientas de IA no implica la adopción de decisiones exclusivamente automatizadas que afecten a los titulares, y en todo caso se respetan sus derechos conforme a la normativa aplicable.
11. MEDIDAS DE SEGURIDAD PARA LA PROTECCIÓN DE LOS DATOS PERSONALES Y OTRA INFORMACIÓN.
Las medidas de seguridad implementadas por Soporte Lógico tienen como finalidad proteger los datos personales de los Titulares y demás información tratada, con el propósito de prevenir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Para tal efecto, Soporte Lógico adopta de manera diligente medidas de protección de carácter humano, administrativo y técnico, razonablemente adecuadas de acuerdo con la naturaleza de los datos tratados, los riesgos asociados al tratamiento y los estándares aplicables en materia de seguridad de la información.
Estas medidas incluyen, entre otras:
- La gestión de controles de acceso a la información, bajo el principio de necesidad de conocer.
- La implementación de políticas y procedimientos internos orientados a la protección de datos personales.
- La capacitación y concienciación del personal respecto de sus obligaciones en materia de confidencialidad y seguridad de la información.
- La adopción de mecanismos de seguridad tecnológica para la protección de los sistemas de información.
- La evaluación y control de terceros que acceden o tratan datos personales en nombre de la organización.
Soporte Lógico realiza revisiones periódicas de sus medidas de seguridad con el fin de adaptarlas a cambios normativos, tecnológicos y a la evolución de los riesgos, procurando así la mejora continua de sus controles.
12. DERECHOS DE LOS TITULARES.
SOPORTE LÓGICO informa a sus titulares que, conforme a la legislación vigente, estos tienen el derecho de conocer, actualizar, rectificar su información, y/o revocar la autorización para su tratamiento.
En los casos en que el titular requiera acceder a sus Datos Personales deberá tener en cuenta lo siguiente:
A. Debe dirigir la solicitud a través de los canales de comunicación habilitados para el ejercicio del derecho de habeas data.
B. Deberá suministrar fotocopia del documento de identificación..
C. Deberá adjuntar los soportes que desea hacer valer.
D. Carta de autorización del titular, con reconocimiento de firma, si es un tercero actuando en representación del titular.
En todo caso, en cualquier momento Soporte Lógico podrá llegar a solicitar información adicional para dar trámite a la respectiva consulta o reclamo.
A. Consulta
A través del mecanismo de la consulta, el titular del dato podrá solicitar a Soporte Lógico, acceso a su información personal que reposa en las bases de datos. La consulta se atenderá en diez días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta. Si no se puede responder a la consulta en el término referenciado, se le informará de los motivos de la demora y se le dará respuesta, máximo cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
B. Reclamo
A través del mecanismo de reclamo, el Titular del dato podrá reclamar a Soporte Lógico, alguna inconformidad que tenga sobre el uso que se le está dando a sus datos. El reclamo será atendido en un término máximo de (15) quince días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. En caso de no ser posible atender el reclamo dentro de dicho término se le informará, los motivos de la demora y se le dará respuesta, máximo (8) ocho días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Si el reclamo está incompleto, se le requerirá, en los cinco días siguientes a la recepción del reclamo, para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. Si Soporte Lógico no es competente para resolver el reclamo, dará traslado en un término máximo de dos días hábiles a quien corresponda e informará de la situación al titular.
Soporte Lógico tiene habilitado el correo electrónico: proteccion.datos@soportelogico.com.co para que los titulares ejerzan su derecho de Hábeas Data.
13. CONTACTO.
Cualquier duda o solicitud adicional de información será recibida y tramitada mediante su envío a las direcciones de contacto establecidas en la presente Política de Tratamiento.
Esta Política entra en vigor desde el 01 de junio de 2026.
Diego Armando Santracruz Benavides
GERENTE GENERAL
SOPORTE LÓGICO SAS